Placements Louisbourg Inc. (« Louisbourg ») s’engage à protéger les renseignements confidentiels de ses clients, de ses employés et des conseillers avec qui elle travaille de façon régulière, en plus d’assurer la confidentialité des données personnelles transmises à Louisbourg dans le cadre de ses activités.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniquesLPRPDE ») s’applique à toute organisation qui recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels dans le cadre de ses activités. La LPRPDE et les lois provinciales s’appliquent aux relations d’affaires qu’entretient Louisbourg avec ses clients, ses employés et les conseillers avec qui elle travaille de façon régulière.

Nos dossiers peuvent contenir des données à la fois personnelles et confidentielles qui ne correspondent pas à la définition de « renseignement personnel ». En toutes circonstances, il est entendu que Louisbourg doit assurer la confidentialité de tous les renseignements qui lui sont confiés.

La présente politique fait état de nos normes en matière de collecte, d’utilisation et de stockage des renseignements personnels de nos clients, de nos employés et des conseillers avec qui nous travaillons de façon régulière. Elle établit également la façon dont nous préservons les renseignements personnels et accordons le droit d’accès à nos clients et à nos employés qui doivent les consulter. Les procédures connexes décrivent son application.

Détermination des motifs
Pour les clients

L’objectif de la collecte et de la vérification des données comporte deux volets : assurer la protection des clients de Louisbourg en les aidant à établir les objectifs de placement, la tolérance au risque ainsi que la pertinence des placements ; et répondre aux exigences juridiques et réglementaires de Louisbourg, y compris la présence possible d’initiés ou de relations de contrôle, la prévention du blanchiment d’argent et les exigences en matière de déclarations fiscales.

Pour les employés et les conseillers avec qui nous travaillons de façon régulière

Les renseignements personnels recueillis doivent être utilisés dans le cadre du contrat de travail conclu entre Louisbourg et l’employé ou ses conseillers et en vertu de l’application de la politique sur les transactions personnelles.

Limitation d’utilisation, de divulgation et de conservation

Lorsque des renseignements personnels sont recueillis auprès des clients, ces données doivent être conservées pour la période durant laquelle le client maintient un compte chez Louisbourg et pour une période donnée suivant la fermeture d’un compte, laquelle est prévue par la loi ou la réglementation en vigueur. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, ils doivent être détruits de façon sécuritaire.

Les données personnelles recueillies auprès d’un employé ou d’un conseiller avec qui nous travaillons de façon régulière seront conservées tant que l’employé évolue au sein de Louisbourg et pour une période donnée suivant la cessation d’emploi ou la fin du contrat, laquelle est prévue par la loi ou la réglementation en vigueur.

En tant que gestionnaire de portefeuille, Louisbourg pourrait, dans certains cas, devoir fournir des renseignements personnels obtenus auprès de ses clients, de ses employés ou des conseillers avec qui elle travaille de façon régulière à des entreprises ou à des agences gouvernementales, de réglementation et d’autoréglementation. Ces entités sont tenues d’assurer la confidentialité des renseignements personnels fournis par Louisbourg. La transmission de renseignements personnels s’effectuera avec le consentement de la personne concernée, sauf si la loi l’exige.

Les renseignements personnels ne doivent pas être conservés plus longtemps que ne le requièrent les motifs établis, après quoi ils doivent être détruits de façon sécuritaire.


Responsabilité

Louisbourg a nommé son chef de la conformité à titre d’agent de protection de la vie privée pour s’assurer que l’entreprise respecte les principes énoncés dans la présente politique de confidentialité et les procédures s’y rapportant.

Tous les employés et les conseillers avec qui Louisbourg travaille de façon régulière sont tenus de se conformer à la politique et aux procédures établies par Louisbourg pour assurer la confidentialité des renseignements personnels de ses clients.


Exactitude

Louisbourg s’engage à tenir des registres exacts en ce qui a trait aux renseignements personnels de ses clients. De temps à autre, Louisbourg exigera qu’une mise à jour de la documentation du compte soit effectuée pour assurer l’exhaustivité et l’exactitude des renseignements personnels.

Protection des renseignements de la clientèle

Louisbourg a mis en œuvre et continue d’appliquer des mesures de protection rigoureuses pour assurer la confidentialité des renseignements personnels et de les protéger contre la perte ou le vol ainsi que la divulgation ou l’accès non autorisé.

Les méthodes de protection employées comprennent notamment un accès restreint aux locaux, des mesures technologiques comme des sauvegardes externes et des processus d’archivage pour protéger les renseignements personnels des clients.


Demande d’accès aux renseignements

Chaque client, employé et conseiller avec qui nous travaillons de façon régulière peut demander d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à leur sujet à des fins de consultation. Ils peuvent également poser des questions quant à l’utilisation et la divulgation de tels renseignements.

Les demandes relatives à la politique et la garantie de confidentialité des renseignements personnels obtenus auprès de clients, d’employés et des conseillers avec qui nous travaillons de façon régulière peuvent être formulées par écrit à l’adresse suivante :

Placements Louisbourg Inc.
Règlementation et conformité
770 rue main
Bureau 1000
Moncton, Nouveau Brunswick E1C 1E7


Plaintes et préoccupations

Toute plainte relative à la protection des renseignements personnels doit être formulée à l’agent de protection de la vie privée à l’adresse ci-dessus.


Conformité

La présente politique et les procédures s’y rapportant seront passées en revue périodiquement pour assurer leur conformité et leur efficacité. De plus, l’agent de protection de la vie privée fera parvenir un rappel de la politique et des procédures s’y rapportant à tous les employés et conseillers avec qui il travaille au moins une fois par année ou en cas de modification.